C2c TUKISIVUSTO

10 kohdan käyttöönotto

Kokeilutarjouksen lähettäminen

Lähetä kokeilutarjous

  1. Klikkaa Create new proposal

2. Aloita kirjoittamalla testiyrityksen tiedot. Onnistuaksesi prosessin testaamisessa sinun pitää laittaa oma sähköpostiosoitteesi Contact Personin tietoihin. Contact Person on henkilö, joka tulee hyväksymään lähettämäsi tarjouksen Customerin eli asiakkaan nimissä. Matkapuhelinnumeroon lähetettävää vahvistuskoodia käytetään allekirjoittajan (Contact Person) varmistamiseen. Lähetä meille chat-viesti, jos haluat tämän toiminnon päälle

3. Valitse “Sales Agreement Template“.

4. Sisältö, joka on templatea tehtäessä valittu Editable on proposal on näkyvissä ja muokattavissa tässä. Esimerkkinä Multi Item Elementseistä näet Solutions. Valitse niistä yksi. Text editor on toinen elementti, joka on valittu olemaan muokattavissa tarjouksella eli Editable on proposal. Kirjoita siihenkin jotain. Jos elementille ei valita sisältöä, se ei ole näkyvissä tarjouksella.

5. Paina To sending. Näkymä on sama kuin Preview.

6. Järjestelmä lähettää asiakkaallesi automaattisia viestejä. Valitse niiden kieli tässä, ellet valinnut jo asiakkaalle kieltä aiemmin. Lisää mahdolliset muut tarjouksen vastaanottajat Other Recipients -valinnasta. Tarjouksen oletusvoimassaoloaika on yksi kuukausi. Klikkaa Send proposal.

7. Mene omaan sähköpostiisi katsomaan, miltä lähettämäsi tarjous näyttää asiakkaan puolella. Avaa tarjous eri selaimessa kuin siinä, missä olet käyttäjänä. Näin et ole kirjautuneena sekä lähettäjänä, että tarjouksen vastaanottajana samaan aikaan. 

8. Tarkista sähköpostistasi sinne tulleet automaattiset notifikaatiot ja päivitä ohjelmistossa Funnel-näkymä. Näistä kahdesta paikasta saat tiedon tarjouksen liikkeistä.

Organisaation tiedot ja käyttäjät

Toisena askeleena laitetaan kuntoon henkilökohtaiset ja yrityksesi tiedot ohjelmistossa ja lisätään tiimisi jäsenet käyttäjiksi. 

1. Klikkaa nimeäsi oikeassa ylänurkassa.

2. Klikkaa Organization. Täytä yrityksesi tiedot täällä. Nämä tiedot ovat automaattisesti näkyvillä tarjouksilla (jos Parties-elementti on käytössä) ja sähköpostin footerissa. Muista tallentaa muutokset!

3. Klikkaa Users lisätäksesi käyttäjiä tai muuttaaksesi henkilökohtaisia tietoja. Nämä tiedot ovat näkyvillä asiakkaallesi automaattisissa sähköposteissa.  Huomaa, että sähköpostiosoite on samalla käyttäjätunnus ja automaattiset sähköpostihuomautukset lähetetään tähän osoitteeseen. Täällä voit myös aktivoida käyttäjän klikkaamalla Active käyttäjän kohdalla tai poistaa aktivoinnin käyttäjiltä. Jos Activate ei ole valittuna, käyttäjä ei pääse kirjautumaan ohjelmistoon eikä häntä lasketa mukaan laskutukseen. Käyttäjäroolit ovat Manager, joka näkee kaikki tarjoukset ja sopimukset yrityksessä sekä voi muokata kaikkia tietoja ja templateja. Admin näkee vain omat tarjouksensa ja sopimuksensa, mutta voi muokata templateja ja yritystason tietoja. Sales person tason käyttäjää ei vaivata muulla tiedolla tai toiminnoilla kuin omilla tarjouksilla ja sopimuksilla.

4. Päätoiminto Profile-valikossa on salasanasi vaihtaminen. 

Ensimmäisen tarjouspohjan tekeminen

Suosittelemme, että lähdet liikkeelle yksinkertaisesta ja myöhemmin lisäät elementtejä tarjouspohjaasi (Template).

1. Avaa Templates ja valitse Basic Proposal Template

Basic Proposal Template

2. Tarjoukset/myyntisopimukset rakentuvat responsiivisista elementeistä, joilla voi olla erilaisia toimintoja. Opit myöhemmin lisää, mutta lähdetään liikkeelle perusteista. Klikkaa Logo-elementtiä aktivoidaksesi sen. Sitten voit vaihtaa oman Logosi esimerkin tilalle. 

Changing the Logo



3. Aktivoi sitten Our Proposal -otsikko ja muuta se haluamaksesi. Sitten klikkaa Edit Content. Kopioi ja liitä tai kirjoita nykyinen tarjoustekstisi tänne. Klikkaa Save. Huomaa, että koska Editable on Proposal valinta on tehty, tämä sisältö on muokattavissa kun valitset tämän Templaten uuden tarjouksen pohjaksi Create new proposal näkymässä.

Modifying the content of the Proposal Template

4. Voit muokata hinnoittelutaulukkoa ja  Terms and Conditions kohtaa samaan tyyliin ja vaihtaa hinnoittelutaulukkoon suomenkieliset tekstit.

Modifying the Pricing Table and Terms and Conditions

5. Klikkaa lopuksi Update template tallentaaksesi muutokset. Olet valmis lähettämään ensimmäisen tarjouksesi!

Crm integraation asentaminen

Käytätkö Pipedrivea? Click2Contract integroituu Pipedriveen. Asennusprosessin on todella helppo.

Seuraat vaan ohjeita TÄÄLLÄ.

Haluaisitko yhdistää Click2Contractin johonkin muuhun CRM:ään? Ota meihin yhteyttä!

Tarjousviestin terävöittäminen

Kun olet saanut yksinkertaisen tarjouksen käyttöön, tästä saat pari vinkkiä, kuinka teet siitä paremman.

Avain myyviin tarjouksiin on selkeä kommunikointi. Tekstieditorissa terävöität viestiäsi käyttämällä 

  • ranskalaisia viivoja tai palluroita,
  • taulukoita, tai
  • värejä.

Tässä ohjeet, kuinka vaihdat elementin värit:

1. Mene Edit template –näkymään.

2. Klikkaa elementtiä aktivoidaksesi sen. Näet kaikki elementin asetukset oikealla.

3. Kun nyt klikkaat Preview, näet muutokset samalla kun teet niitä.

4. Aseta taustaväriksi joku tumma väri ja otsikoiden ja leipätekstin väriksi valkoinen. Tämä korostaa sitä osaa tarjousta, jonka haluat nostaa esille. Vaaleampien ja tummempien osien vaihtelu myös rytmittää tarjousta helppolukuisemmaksi. Huomaa, että voit myös asettaa taustavärin, teeman värin (tämä vaikuttaa esim. Parties elementin keskiosaan) ja oletustekstivärit Templaten asetuksista. (Pääset sinne nyt klikkaamalla Add new element oikealla ylhäällä ja sen jälkeen sen vieressä olevaa Edit -valintaa.)

Harkitse myös

  • videoiden (valitse PDF/Video Content typeksi), tai
  • kuvien (Image) käyttämistä.

Seuraavassa viestissä opit, miten teet uuden elementin, jossa voi olla vaikka näitä sisältöjä.

TARJOUSTEN seuraaminen

Kuinka seuraat tarjousten etenemistä Click2Contractilla?

1.  Sähköpostinotifikaatiot. Saat sähköpostiviestin käyttäjätunnuksena toimivaan sähköpostiisi kun:

  • asiakas avaa tarjouksen ensimmäisen kerran (Vinkki: Tämä on hyvä aika soittaa asiakkaalle tarjouksesta!),
  • asiakas kommentoi tarjousta,
  • asiakas hylkää tarjouksen ja
  • asiakas hyväksyy tarjouksen.

2. Funnel-näkymä. Kun asiakas kirjautuu sisään, ensimmäinen näkymä on Funnel-näkymä. Tässä näet ajankohtaiset tarjouksesi yhdellä silmäyksellä.

  • Draft on tarjousluonnos, jonka olet tallentanut.
  • Sent on lähetetty tarjous, jota asiakas ei ole kertaakaan avannut.
  • Opened on tarjous, jonka asiakas on avannut yhden tai useamman kerran. Klikkaamalla tarjousta, avaat sen ja näet tarkemmat tiedot.
  • Expiring on tarjous, joka vanhenee kolmen vuorokauden sisällä. Tarjous voi olla avattu tai avaamaton.

3. Voit pitää Funnel näkymän ajankohtaisena kahdella toiminnolla. Klikkaa tarjousta avataksesi sen. Oikealla alhaalla näet kolme pistettä. Klikkaa siitä nähdäksesi toiminnot.

  • Remove from Funnel poistaa tarjouksen Funnel näkymästä. Se on edelleen saatavilla List näkymässä. Käytä tätä esimerkiksi kun asiakas hylkää tarjouksen, etkä enää työstä kauppaa eteenpäin.
  • Mark as accepted elsewhere siirtää tarjouksen Contracts-osioon. Sinun pitää lisätä tieto, miten tarjous on hyväksytty. Tarjouksen oikeudellinen status ei muutu siirtämisellä. Tämä on tarkoitettu käytettäväksi tilanteissa, jossa asiakas hyväksyy tarjouksen muuten kuin Click2Contractilla. Käytä tätä toimintoa vain, jos se on yhtiönne politiikan mukaista.

4. List näkymässä ovat kaikki tarjoukset, jotka olet koskaan tehnyt Click2Contractilla. Kun tarjous vanhenee, se on näkyvissä vain täällä statuksella Expired.

JURIDISET Näkökulmat

Juridiikan näkökulmasta on neljä kohtaa, jotka kannattaa huomioida Click2Contractia käytettäessä.

1. Helpoin osa on kaikkien asiakassopimusten arkistointi. Click2Contractia käyttäessäsi, tämä tapahtuu automaattisesti ja löydät kaikki tehdyt sopimukset Contracts näkymästä.

2. Suosittelemme, että laitat kaikille tarjouksille oletuksena yleiset sopimusehdot. Näin erillisen sopimuksen tarve poistuu. Sales Agreement Template, joka löytyy ohjelmistosta valmiina, on malli, jossa muutama tärkeä asia on nostettu tarjoukselle ja pitkä versio ehdoista on liitteenä, linkin takana popupissa.

3. Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus. Useimmissa maissa hyväksytty tarjous muodostaa sitovan sopimuksen. Lähettämällä tarjouksen, ilmaiset, että olet valmis sitoutumaan oikeudelliseen suhteeseen. Asiakas puolestaan klikkaa hyväksyäkseen tarjouksen, jonka olet lähettänyt. Käytämme kahta tapaa varmistaa hyväksyntä. Ensinnäkin hyväksymisprosessi on dokumentoitu Audit trailissä (kts. alla)  kuten US ja EU standardit edellyttävät. Toiseksi, tarjolla on hyväksyjän tunnistamisen vahventamiseksi käytössä tekstiviestivahvistuskoodi. Tekstiviesti ei muuta hyväksynnän laillisuutta, mutta antaa lisävarmuutta hyväksyjän henkilöstä. Pyydä meiltä tämän toiminnon päälle laittaminen.

4. Oikeudelliset säännöt B2B kaupassa ovat melko samanlaiset joka puolella maailmaa. Jos teet Suomen ulkopuolella B2C kauppaa, suosittelemme tarkistamaan paikallisilta asiantuntijoilta, voiko kauppoja solmia Click2Contractin kaltaisella sähköisen sopimisen työkalulla.

Asiakkaiden kanssa kommunikointi

Click2Contract tukee asiakasviestintää usealla kielellä.

1. Asiakasviestinnän kielivalinta. Päätoiminto asiakkaan kielivalinnalle on ohjelmiston automaattisesti lähettämien viestien kielen valinta. Se vaikuttaa myös joissain muissa erityistapauksissa. Näin esimerkiksi, jos popupille ei ole valittu linkkitekstiä, paikalle tulee kielivalinnan mukainen oletusteksti. Jos valitset kielen vasta lähettämisvaiheessa, vaikuttaa valinta vain kyseiseen tarjoukseen. Asiakkaan kohdalla tehty valinta on oletuksena myös seuraaville tarjouksille. 

2. Asiakkaasi voi kommentoida tarjousta. Saat sähköpostiisi notifikaation kun näin tapahtuu. Voit avata kommentoidun tarjouksen sähköpostissa olevasta linkistä ja vastata asiakkaalle. Kun kommentoit tarjousta, asiakas saa vastaavan sähköpostinotifikaation kommentistasi.

Uuden elementin lisääminen templatelle

Click2Contractilla voi rakentaa tarjous- tai sopimuspohjia, eli Templateja, jotka sisältävät monia verkkosivuilta tuttuja visuaalisia elementtejä. Kaikki elementit ovat responsiivisia, eli muuntautuvat käytetyn ruutukoon mukaan.

Näin lisäät uuden elementin templatelle.

1. Mene Edit Template -näkymään. (Templates ylävalikosta -> Edit)

2. Klikkaa +-symbolia Templatella. 

3.

a) Jos haluamasi Elementti on jo olemassa. Lisää se Templatelle valmiista Elementeistä. 

Sisällön lisääminen Templatelle

Sisällön lisääminen Templatelle

b) Jos haluamaasi Elementtiä ei ole vielä valikossa, luo sellainen klikkaamalla Create New Element.

Uusi Elementti

Uusi Elementti

 

4. Voit lisätä sisältötyyppejä joko vanhaan tai uuteen Elementtiin. Klikkaa Add new content type oikealla olevasta valikosta ja valitse haluamasi sisältö. Valitse esim. Text Editor, joka on monipuolisin tekstivaihtoehdoista. Klikkaa Save.

5. Jos valitset content typen Image. Voit jättää max height valinnan tyhjäksi. Klikkaa Save.

Kuvan lisääminen Templatelle

Kuvan lisääminen Templatelle

6. Säätämällä Paddingiä muutat sisältöjen etäisyyttä reunasta ja toisistaan. 

7. Muista tallentaa klikkaamalla Update Template!

Multi item elementien eli alasvetovalikkojen käyttäminen

Kun haluat tehdä prosessin todella nopeaksi ja helpoksi myyntitiimillesi, kannattaa harkita Multi Item Elementtien käyttöä. Näiden virittäminen ottaa hiukan aikaa ja vaivaa, mutta sen tehtyäsi yksittäisen kaupan tehokkuus on ennennäkemätön.

Multi Item Elementit näkyvät Create new proposal näkymässä alasvetovalikkoina. Käyttäjä valitsee valikosta yhden tai useamman yksikön (Item) yksittäiselle tarjoukselle.

Nämä ovat esimerkkejä, mihin asiakkaamme käyttävät Multi Item Elementtejä:

  • Tarjouksen yhteyshenkilö,
  • Projektitiimi,
  • Referenssit,
  • Tuotteet,
  • Palvelut,
  • Hinnoitteluvaihtoehdot, ja
  • valmiiksi kirjoitetut tervehdykset.

Näin hallinnoit Multi Item Elementien sisältöä:

1. Mene Templates-näkymään ja klikkaa Multi Item Elements.

2. Täällä voi luoda uusia Multi Item Elementtejä (New multi item element), muokata olemassa olevia (Edit) tai hallinnoida yksittäisellä elementillä olevia vaihtoehtoja (Items). Multi Item Elementeillä voi olla kaikki samat sisältötyypit (Content type) kuin tavallisilla elementeillä. Esimerkkielementtien otsikot ovat pitkiä vain ollakseen enemmän itseään selittäviä. Klikkaa See items nähdäksesi Multi Item Elementin valittavan sisällön.

3. Klikkaa sitten Edit yhdestä olemassaolevista Itemeistä. Klikkaamalla ylhäällä olevaa vihreää painiketta voit luoda uusia Itemejä.

4. Vaihda henkilön tiedot eli nimi, titteli, linkkiteksti ja kuva sekä description oman yrityksesi henkilöön. Huomaa, että Description näkyy popupissa. Item name näkyy alasvetovalikossa eikä ole asiakkaalle näkyvä tieto. Klikkaa sinistä painiketta tallentaaksesi tekemäsi muutokset!

5. Mene sitten aiemmin muokkaamallesi Templatelle (Templates ylävalikosta -> Edit). Lisää tekemäsi Multi Item Element Templatelle klikkaamalla +symboloa.

How to create new Multi Item Elements

Multi Item Elementin lisääminen

6. Voit muuttaa elementin visuaalisia yksityiskohtia aktivoimalla sen ja muokkaamalla värejä ja muita ominaisuuksia oikealla näkyvästä valikosta. Nämä muutokset vaikuttavat vain tähän Templateen. Voit käyttää samaa Multi Item Elementtiä useilla templateilla tai vaikka samalla templatella useampaan kertaan. Tallenna klikkaamalla Update Template!


Onnittelut! Jos olet seurannut näitä lähettämiämme ohjeita, olet käynyt läpi kaikki Click2Contractin päätoiminnot.